چگونه کاورلتر بنویسیم؟

کاورلتر (Cover Letter) مقاله چیست و چرا اهمیت دارد؟

پس از پایان نگارش مقاله علمی، پیش از ارسال آن به مجله، لازم است یک کاورلتر یا سربرگ مقاله تهیه شود. کاورلتر در واقع نامه‌ای رسمی است که نویسندگان از طریق آن مقاله خود را به سردبیر مجله معرفی می‌کنند و اطلاعاتی جامع درباره عنوان پژوهش، نویسندگان، جایگاه علمی آن‌ها، اهمیت موضوع تحقیق و حتی داوران پیشنهادی ارائه می‌دهند.

کاورلتر معمولاً در قالب یک صفحه نوشته می‌شود و این امکان را فراهم می‌کند تا نویسندگان ارتباط مستقیمی با سردبیر مجله برقرار کنند. اهمیت این نامه از آن جهت است که کاورلتر اولین بخشی از مقاله است که توسط سردبیر مطالعه می‌شود و در بسیاری از موارد، تصمیم اولیه درباره رد مقاله یا ارسال آن برای داوری، بر اساس همین سربرگ گرفته می‌شود. به همین دلیل، صرف زمان و دقت کافی برای نگارش کاورلتر، نقشی تعیین‌کننده در مسیر چاپ مقاله دارد.

محتوای اصلی یک کاورلتر استاندارد

اگرچه برخی مجلات فرم‌های مشخصی برای کاورلتر دارند، اما در حالت کلی انتظار دارند اطلاعات مشخصی در این نامه ذکر شود. برای جلوگیری از فراموش شدن نکات مهم، توصیه می‌شود پیش از شروع نوشتن، یک چک‌لیست تهیه کنید.

در کاورلتر، ابتدا اطلاعات کلی مقاله مانند عنوان مقاله و نوع آن (تجربی، مروری، تحلیلی و …) ذکر می‌شود. در صورتی که مقاله برای بخش خاصی از مجله ارسال می‌شود، باید به‌طور صریح به آن بخش اشاره گردد.

در ادامه، نام تمامی نویسندگان مقاله به همراه درجات علمی آن‌ها آورده می‌شود. توجه داشته باشید که اگر نویسنده‌ای پیش‌تر مقاله‌ای منتشر کرده است، نام خود را دقیقاً به همان شکلی که در مقالات قبلی ثبت شده، درج کند.

در بخش بعدی، لازم است پیش‌زمینه تحقیق، اهمیت موضوع و ضرورت انجام پژوهش توضیح داده شود. همچنین روش‌های اصلی به‌کاررفته در تحقیق و حداکثر سه مورد از نوآوری‌ها یا دستاوردهای علمی پژوهش به‌صورت خلاصه و شفاف بیان می‌گردد.

از دیگر بخش‌های مهم کاورلتر، اشاره دقیق به نام مجله، اهداف و چشم‌انداز آن (Aims and Scope) و توضیح تناسب موضوع مقاله با حوزه فعالیت مجله است. در صورت امکان، نام ادیتور مرتبط با حوزه تخصصی مقاله باید ذکر شود؛ در غیر این صورت، نامه خطاب به Editor-in-Chief نوشته می‌شود.

همچنین در کاورلتر باید تأیید شود که مقاله تاکنون چاپ نشده و به‌طور هم‌زمان برای مجله دیگری ارسال نشده است. معرفی داوران پیشنهادی، ارائه اطلاعات مربوط به حمایت مالی یا گرنت تحقیق (در صورت وجود) و تأیید این موضوع که همه نویسندگان مقاله را مطالعه کرده و با ارسال آن به این مجله موافق هستند، از دیگر موارد ضروری کاورلتر محسوب می‌شود.

بایدها و نبایدهای مهم در نگارش کاورلتر

در نگارش کاورلتر، رعایت برخی اصول ضروری است. پیش از هر چیز، نام مجله و اطلاعات آن را به‌دقت بررسی کنید و حتماً در بخش مخاطب، نام ادیتور را ذکر نمایید و به عباراتی کلی مانند Dear Editor یا To whom it may concern بسنده نکنید. استفاده از صفات اغراق‌آمیز درباره مجله، خودتان یا مقاله‌تان توصیه نمی‌شود و بهتر است متن کاملاً حرفه‌ای و بی‌طرفانه نوشته شود. بررسی فرمت نگارشی مجله و دریافت بازخورد از یک فرد باتجربه پیش از ارسال نیز بسیار مفید است.

در مقابل، نباید فراموش کرد که کاورلتر مسیر ورود مقاله به فرآیند Peer Review است؛ بنابراین نوشتن آن با عجله یا بی‌دقتی می‌تواند به رد سریع مقاله منجر شود. هرگز چکیده یا بخش‌هایی از متن مقاله را عیناً در کاورلتر کپی نکنید و از تعریف و تمجید مستقیم از سردبیر یا مجله بپرهیزید، زیرا معیار داوری، کیفیت علمی مقاله و شفافیت کاورلتر است. در نهایت، اطمینان از صحت املایی و نگارشی متن، آخرین اما یکی از مهم‌ترین مراحل آماده‌سازی کاورلتر به شمار می‌رود.