برای همه ما پیش آمده است که در طول زندگی، در دوران تحصیلات دانشگاهی یا محل کار خود بخواهیم برای یک شخص خاص یا یک موسسه و ارگان دولتی نامه رسمی و اداری بنویسیم اما موفق به نوشتن یک نامه خوب با ساختار رسمی نشده ایم. یک نامه اداری و رسمی، از لحاظ ساختار و نحوه نگارش با نامه های دوستانه و معمولی متفاوت است. اگر در هنگام نوشتن یک نامه رسمی از سبک نگارش ساده استفاده کنیم، نوعی بی احترامی برای گیرنده نامه محسوب می شود. رعایت سبک نوشتن نامه اداری موجب افزایش جایگاه نویسنده نامه در مقام کسی که نامه را می خواند ، می شود. بنابراین در هنگام نگارش یک نامه ادرای لازم است تا از یک الگوی آماده نگارش شده نامه اداری استفاده نماییم تا کار نگارش برایمان راحت تر شود و هم اینکه دچار خطا و اشتباه نشویم.
اما اگر قصد دارین خودتان یک نامه رسمی برای یک فرد خاصی بنویسید، به شما توصیه می کنیم که حتما نکات زیر را در نگارش نامه خود در نظر بگیرید تا یک نامه خوب و بدون ایراد بنویسید.
- رعایت حاشیه در نامه اداری بسیار مهم است. نامه اداری باید در یک طرف صفحه نوشته شود و هیچ یادداشت یا نوشته ای در حاشیه آن درج نشود.
- متن نامه باید از لحاظ گرامری و لغات بکار برده شده، کاملا با دقت نوشته شود.
- متن نامه باید شایسته فرد گیرنده باشد و پست و مقام شغلی و سازمانی فرد گیرنده باید در نظر گرفته شود.
- شیوایی و رسایی مطلب باید در نظر گرفته شود و از لغات قدیمی و مبهم استفاده نشود.
- از حشو و بکار بردن کلمات هم معنی خودداری شود.
- از بکار بردن کلمات و جملات عامیانه در متن نامه اداری اجتناب کنید.
- از نشانه های قراردادی (ویرگول, نقطه و …) باید درست و به جا استفاده کرد.
- در نامه های اداری باید از استفاده کردن جملات توهین آمیز, تهدید آمیز و مشکل آفرین خودداری کرد.
- نامه های اداری ترجیحا باید در کاغذ های بزرگ نوشته شود تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی داشته باشد.
- نامه حدالامکان باید تایپ شود یا حد اقل با خط خوانا نوشته شود.
- سلسله مراتب باید رعایت شود, مثلا اگر می خواهیم برای اداره ای نامه بنویسیم اولین نفر باید مدیریت مکان مورد نظر باشد.عدم رعایت سلسله مراتب باعث توهین به پایینی ها می شود.
- اگر مخاطب نامه را نمی شناسیم نامه را باید با یک عنوان کلی بنویسیم. در هر اداره یک سیستم تفکیک نامه وجود دارد که باعث ارسال نامه به مکان مورد نظر می شود.
- اگر قصد دارید نامه را از طریق اینترنت یا تایمیل ارسال نمایید، بایستی از رنگ های ملایم استفاده کرده و اندازه فونت خود را مناسب انتخاب کنید.