فرم استخدام یک سند رسمی است که متقاضیان برای درخواست شغلی آن را تکمیل میکنند. هدف اصلی فرمهای استخدام، بهینهسازی زمان و منابع برای کارفرمایان است تا بتوانند با مقایسه دقیقتر متقاضیان، بهترین فرد را برای موقعیت شغلی انتخاب کنند. در ادامه این مطلب، به بررسی انواع فرمهای استخدام و نقش آنها در فرآیند جذب و استخدام خواهیم پرداخت.
فرم استخدامی پرسشنامهای است که حاوی یک سری سؤالات بوده و جهت آشنایی با فرد متقاضی شغل ، طراحی میگردد. میتوان گفت که تقریباً تمامی فرمهای استخدامی از یک چهارچوب خاصی برخوردار بوده و اکثر سؤالات آن ، شبیه به یکدیگر است .این فرمها نه تنها اطلاعات اساسی مانند مشخصات فردی و تحصیلات متقاضیان را جمعآوری میکنند، بلکه از طریق سؤالات هدفمند، تواناییها و مهارتهای افراد را نیز میسنجند.
فرمهای استخدام به دو دسته کلی کاغذی و آنلاین تقسیم میشوند. فرمهای کاغذی از دیرباز برای جمعآوری اطلاعات متقاضیان استفاده میشدهاند. این فرمها به دلیل سادگی در طراحی و استفاده گستردهای دارند. با این حال، فرمهای استخدام آنلاین در دنیای دیجیتال امروز به شدت رایج شدهاند. این فرمها نه تنها امکان جمعآوری سریعتر و دقیقتر اطلاعات را فراهم میکنند، بلکه قابلیت پردازش اطلاعات به صورت خودکار را نیز دارند. هر کدام از این دو نوع فرم دارای مزایا و معایب خاص خود هستند. در ادامه به بررسی جزئی تر انواع فرمهای استخدامی خواهیم پرداخت:
فرم استخدام حضوری: فرمهای استخدام حضوری یکی از روشهای سنتی و متداول جمعآوری اطلاعات متقاضیان شغلی است. این فرمها معمولاً در دفاتر کار یا مراکز استخدامی به متقاضیان ارائه میشود. از مزایای این روش، امکان مشاهده و ارزیابی متقاضی بهصورت حضوری است که این امر به کارفرما اجازه میدهد تا از طریق تعاملات اولیه به درکی بهتر از متقاضی دست یابد. با این حال، فرمهای حضوری زمانبر هستند و احتمال خطا در انتقال اطلاعات از فرمهای کاغذی به سیستمهای دیجیتال وجود دارد.
ارسال فرم استخدام از طریق ایمیل: روش دیگر برای جمعآوری اطلاعات متقاضیان، ارسال فرمهای استخدام از طریق ایمیل است. این روش به متقاضیان اجازه میدهد تا فرمها را در زمان مناسب خود تکمیل و ارسال کنند. مزیت این روش، انعطافپذیری و راحتی ارسال و دریافت فرمهاست. اما معایب این روش شامل احتمال از دست رفتن ایمیلها و نیاز به پیگیری مداوم توسط کارفرما است.
فرم استخدام آنلاین: فرمهای استخدام آنلاین به متقاضیان اجازه میدهند تا به راحتی و به سرعت فرمها را تکمیل و ارسال کنند. از مزایای این روش میتوان به سرعت پردازش اطلاعات، امکان فیلتر کردن متقاضیان بر اساس نیازهای خاص و کاهش هزینههای کاغذبازی اشاره کرد. با این حال، مشکلات احتمالی دسترسی به اینترنت و نگرانیهای امنیتی ممکن است از معایب این روش باشد.
درخواستهای شغلی مشخص و نامشخص (Solicited/Unsolicited Applications): یکی دیگر از تقسیمبندیهای فرمهای استخدام بر اساس نوع درخواست شغلی است. فرمهای درخواست شغلی میتوانند به دو دستهی مشخص و نامشخص تقسیم شوند. در درخواستهای شغلی مشخص، شرکت یا سازمان برای یک موقعیت خاص شغلی که از پیش تعیین شده، فرم استخدام را منتشر میکند. این فرمها بهصورت هدفمند و برای پر کردن یک موقعیت خالی خاص طراحی شدهاند.
استفاده از فرمهای استخدام آنلاین مزایای زیادی را به همراه دارد. این فرمها نه تنها فرآیند استخدام را سریعتر میکنند، بلکه امکان جمعآوری و پردازش اطلاعات را به صورت دیجیتال فراهم میکنند. یکی از بزرگترین مزایای این نوع فرمها کاهش کاغذبازی و صرفهجویی در زمان است. علاوه بر این، فرمهای آنلاین به کارفرمایان این امکان را میدهند که اطلاعات متقاضیان را به صورت خودکار دستهبندی و تحلیل کنند. این امر باعث کاهش خطاهای انسانی و افزایش دقت در فرآیند انتخاب متقاضیان میشود. همچنین، فرمهای آنلاین میتوانند به راحتی با نیازهای خاص هر شرکت تطبیق داده شوند و این انعطافپذیری یکی از دلایلی است که بسیاری از مدیران منابع انسانی به سمت استفاده از این نوع فرمها گرایش پیدا کردهاند.
اطلاعات شخصی: در بخش اطلاعات شخصی، فرم استخدامی از متقاضیان درخواست میکند تا مشخصات اساسی خود را وارد کنند. این اطلاعات شامل نام کامل، آدرس محل سکونت، کد پستی، شماره تلفن ثابت و همراه، و ایمیل است. این اطلاعات برای ارتباط کارفرما با متقاضی ضروری است. همچنین، کد ملی برای تایید هویت و وضعیت سربازی برای آقایان نیز معمولاً درخواست میشود تا اطمینان حاصل شود که متقاضی مشمول خدمت سربازی نبوده یا آن را به اتمام رسانده است.
پیشزمینه تحصیلی: این بخش از فرم استخدامی به اطلاعات تحصیلی متقاضیان اختصاص دارد. در این قسمت، متقاضیان باید نام دانشگاه یا موسسه آموزشی، مدرک تحصیلی خود، معدل و سال ورود و پایان دوره تحصیلی را وارد کنند. همچنین، دورههای آموزشی مرتبط و مدارک تخصصی نیز در این بخش ذکر میشود. علاوه بر این، متقاضیان میتوانند تواناییها و قابلیتهای ویژهای که در طول تحصیل یا دورههای آموزشی کسب کردهاند را نیز بیان کنند. جوایز و افتخارات علمی و تحصیلی نیز از جمله اطلاعاتی است که در این بخش قابل ذکر است.
سابقه کاری: بخش سابقه کاری از اهمیت بالایی برخوردار است، چرا که تجربههای قبلی متقاضی در محیطهای کاری مختلف را نشان میدهد. در این قسمت، متقاضی باید اطلاعات مربوط به مشاغل قبلی خود را ارائه دهد که شامل عنوان شغلی، وظایف محول شده، آدرس و اطلاعات تماس کارفرمای پیشین، میزان حقوق دریافتی، تاریخ شروع و پایان همکاریها، و دلیل قطع همکاری میشود. این اطلاعات به کارفرما کمک میکند تا تواناییها و تجربیات متقاضی را ارزیابی کند و میزان تناسب او با موقعیت شغلی جدید را بررسی نماید.
معرفینامه: معرفینامهها نیز بخشی از اطلاعات درخواست شده در فرم استخدامی هستند. این بخش شامل نام و اطلاعات تماس معرف و همچنین عنوان شغلی او است. معمولاً معرف کسی است که در گذشته با متقاضی همکاری داشته و میتواند از تواناییها، اخلاق کاری و رفتار حرفهای او اطمینان دهد. معرفینامهها به کارفرما این امکان را میدهند تا از منابع موثق، اطلاعات بیشتری درباره متقاضی کسب کند.
مشخصات فردی | ||
نام پدر: | نام مستعار: | نام و نام خانوادگی: |
شماره شناسنامه: | محل تولد: | تاریخ تولد: |
وضعیت نظام وظیفه: پایان خدمت: ازتاریخ الی معاف دائم معاف موقت | تعداد فرزندان: | وضعیت تاهل: مجرد متاهل |
تلفن تماس: | نشانی محل سکونت: | |
تلفن محل کار: | نشانی محل کار فعلی: | |
پست الکترونیکی: | تلفن تماس ضروری: |
سوابق تحصیلی | |||||||
مقطع تحصیلی | رشته تحصیلی | گرایش | مدت تحصیل | نام واحد آموزشی | کشور/ شهر محل تحصیل | معدل | |
تا | از | ||||||
فوق دیپلم | |||||||
لیسانس | |||||||
فوق لیسانس | |||||||
دکترا |
سوابق حرفه ای * لطفا در صورت داشتن سابقه کار، شرح شغل وظایف محوله در هریک از سمت های ذکر شده را در انتهای رزومه مرقوم فرمایید. | ||||||||||||||||||
نام سازمان / شرکت | مدت همکاری | سمت | حقوق و مزایا | علت قطع رابطه | امکان ارائه گواهی سابقه کار دارید؟ | پاره وقت/ تمام وقت/ مشاوره | ||||||||||||
تا | از | مجموع به ماه | ||||||||||||||||
سال | ماه | سال | ماه | |||||||||||||||
خیر بلی | ||||||||||||||||||
خیر بلی | ||||||||||||||||||
خیر بلی | ||||||||||||||||||
خیر بلی | ||||||||||||||||||
دوره های آموزش زبان خارجی وکامپیوتر: | ||||||||||||||||||
نام دوره | سطح | محل آموزش | سال | میزان ساعات دوره | امکان ارائه گواهی دوره را دارید؟ | |||||||||||||
خیر بلی | ||||||||||||||||||
خیر بلی | ||||||||||||||||||
خیر بلی | ||||||||||||||||||
خیر بلی | ||||||||||||||||||
مهارت در زبان خارجی | ||||||||||||||||||
زبان خارجی | نوع توانائی (خواندن ،نوشتن و مکالمه) | میزان تسلط | ||||||||||||||||
مهارت کامپیوتری | ||||||||||||||||||
نام برنامه | سطح | میزان تسلط | ||||||||||||||||
گواهینامه های تخصصی– علمی اخذشده | ||||||||||||||||||
نوع مدرک | محل اخذ | سال اخذ | میزان ساعات دوره | امکان ارائه گواهی دوره را دارید؟ | ||||||||||||||
خیر بلی | ||||||||||||||||||
خیر بلی | ||||||||||||||||||
خیر بلی | ||||||||||||||||||
به چه صورت تمایل به همکاری دارید؟ | ||||||||||||||||||
بلند مدت، تمام وقت | کوتاه مدت، تمام وقت | پروژه ای | ||||||||||||||||
بلند مدت، پاره وقت | کوتاه مدت، پاره وقت | |||||||||||||||||
پست های که مایلید درآن کار کنید: | ||||||||||||||||||
عنوان پست | کد | |||||||||||||||||
زمان پیشنهادی شروع به کار: حداقل روز، حداکثر روز پس از اعلام قبولی در مصاحبه استخدامی | ||||||||||||||||||
حقوق مورد نظر: ریال ماهانه ناخالص |
اینجانب کلیه مندرجات قید شده در این پرسشنامه را بطور صحیح تکمیل نمودم و چنانچه مواردی خلاف واقع مشاهده گردد، شرکت مجاز است همکاری خود را با اینجانب راسـآ و یکجانبه قطع و بنا به میل خود در آن تجدید نظر نماید.
تکمیل این فرم هیچگونه تعهد استخدامی برای شرکت دیتانت ایجاد نخواهد کرد.
تاریخ تکمیل: امضا:
شرح شغل کامل و توانایی ها در سمت مربوطه: |
فرمهای استخدام به عنوان اولین مرحله در فرآیند جذب و استخدام، نقش حیاتی ایفا میکنند. این فرمها به کارفرمایان امکان میدهند تا اطلاعات متقاضیان را به شیوهای ساختاریافته و منظم جمعآوری کنند. با استفاده از این فرمها، کارفرمایان میتوانند مهارتها و تجربیات افراد را با توجه به نیازهای خاص شرکت مورد ارزیابی قرار دهند. همچنین، فرمهای استخدام این امکان را فراهم میکنند که متقاضیان با یکدیگر مقایسه شوند، به طوری که کارفرما بتواند بهترین انتخاب را انجام دهد. با وجود اینکه رزومهها نیز اطلاعات مشابهی را ارائه میدهند، اما فرمهای استخدام به دلیل سوالات استاندارد و فرمت یکسان، فرایند مقایسه را سادهتر و دقیقتر میکنند. این امر به ویژه در موقعیتهایی که تعداد زیادی از متقاضیان وجود دارد، اهمیت بیشتری پیدا میکند.
در پایان، میتوان گفت که فرمهای استخدام نقش کلیدی در فرآیند جذب و استخدام ایفا میکنند. این فرمها به کارفرمایان کمک میکنند تا با جمعآوری اطلاعات دقیق و ساختاریافته، بهترین تصمیمگیری را در مورد انتخاب متقاضیان داشته باشند. با وجود اینکه رزومهها همچنان به عنوان یکی از ابزارهای مهم در فرآیند استخدام مورد استفاده قرار میگیرند، اما فرمهای استخدام به دلیل ویژگیهای منحصر به فردشان، به کارفرمایان این امکان را میدهند که اطلاعات مورد نیاز خود را به شیوهای موثرتر و سریعتر جمعآوری کنند. در نهایت، توصیه میشود که شرکتها با توجه به نیازهای خاص خود، از فرمهای استخدام بهینهسازی شده استفاده کنند تا فرآیند استخدام را به بهترین شکل ممکن بهبود بخشند. در ادامه، موسسه اشراق تعدادی از متداولترین نمونههای فرم استخدامی را برای شما مهیا کردهاست و شما میتوانید با کلیک بر روی لینک هر یک آن را دانلود کنید.
در یک فرم استخدام، معمولاً باید اطلاعات شخصی مثل نام، آدرس، شماره تلفن، ایمیل و کد ملی خود را وارد کنید. همچنین، باید پیشزمینه تحصیلی تان مثل دانشگاه و مدرک تحصیلی، سابقه کاری شامل مشاغل قبلی و وظایفی که داشتهاید، و اطلاعات مربوط به معرفینامهها را نیز تکمیل کنید. ممکن است نیاز باشد که وضعیت خدمت سربازی (برای آقایان) نیز مشخص شود.
برای موفقیت در پر کردن فرم استخدام، باید دقت کنید که اطلاعاتتان را بهطور کامل و دقیق وارد کنید. هرگونه اشتباه یا اطلاعات ناقص میتواند شانس شما را برای دریافت شغل کاهش دهد. همچنین، در بخشهایی که نیاز به توضیح تجربیات و مهارتهاست، بهتر است از مثالهای مشخص و مرتبط با شغل مورد نظر استفاده کنید.
بهتر است فقط دورهها و گواهینامههایی را ذکر کنید که مرتبط با شغل موردنظر هستند. اما اگر دورههای دیگری گذراندهاید که ممکن است بهطور غیرمستقیم برای شغل مفید باشند، میتوانید آنها را نیز اضافه کنید و توضیح دهید چگونه این مهارتها میتوانند به شما در انجام وظایف شغلی کمک کنند.
زمان تکمیل و ارسال فرم استخدام به کارفرما بستگی دارد. معمولاً یک مهلت مشخص برای ارسال فرم تعیین میشود. بهتر است فرم را در اسرع وقت و با دقت تکمیل کنید تا مطمئن شوید که به موقع به دست کارفرما میرسد.
بله، معمولاً لازم است که اطلاعات شغل فعلی خود را نیز در فرم استخدام وارد کنید.