موسسه انتشاراتی اشراق: راهنمای گام‌به‌گام سابمیت و ارسال مقاله به مجلات معتبر بین‌المللی ISI؛ در این مقاله مراحل ثبت عنوان، مشخصات نویسندگان، بارگذاری مدارک (کاور لتر و فایل اصلی) در سامانه‌های آنلاین (ScholarOne و Editorial Manager) و نحوه پیگیری وضعیت داوری را بررسی کرده‌ایم.
ارسال مقاله به مجلات معتبر بین‌المللی یکی از مراحل مهم انتشار دستاوردهای علمی دانشجویان، اساتید و پژوهشگران است. آشنایی با فرآیند سابمیت مقاله (Article Submission)، قوانین مجلات علمی و نحوه استفاده از سامانه‌های ارسال مقاله می‌تواند از بروز خطاهای رایج جلوگیری کند و به آماده‌سازی اصولی مقاله برای ورود به فرآیند داوری کمک کند.
سابمیت مقاله به معنای ارسال رسمی دست‌نوشته علمی به یک مجله برای بررسی و داوری است؛ بنابراین، ارسال مقاله لزوماً به معنای پذیرش یا چاپ آن نیست. تصمیم نهایی درباره پذیرش مقاله بر اساس کیفیت علمی پژوهش، تناسب موضوع با حوزه مجله، نظر داوران و سیاست‌های نشریه اتخاذ می‌شود.
در این مقاله، مراحل ارسال مقاله به مجلات بین‌المللی، نحوه کار با سامانه‌های آنلاین، مدارک موردنیاز و نکات مهم پیش از سابمیت را بررسی می‌کنیم.
مجلات علمی بر اساس سیاست‌های اجرایی خود، از روش‌های مختلفی برای دریافت مقالات استفاده می‌کنند. مهم‌ترین این روش‌ها عبارت‌اند از:
1. ارسال از طریق سامانه آنلاین مجله: این روش در بسیاری از مجلات معتبر بین‌المللی رایج است. نویسنده پس از ایجاد حساب کاربری، اطلاعات مقاله و نویسندگان را ثبت می‌کند، فایل‌های موردنیاز را بارگذاری می‌کند و در نهایت ارسال مقاله را تأیید می‌کند.
2. ارسال از طریق سامانه مدیریت مقالات ناشر: بسیاری از ناشران و مجلات علمی از پلتفرم‌های تخصصی مدیریت مقالات برای دریافت دست‌نوشته‌ها، مکاتبات با نویسندگان و مدیریت فرآیند داوری استفاده می‌کنند.
3. ارسال از طریق ایمیل: برخی نشریات ممکن است ارسال مقاله از طریق ایمیل را بپذیرند؛ بااین‌حال، این روش تنها زمانی باید استفاده شود که در وب‌سایت رسمی مجله یا دستورالعمل ارسال مقاله به‌صراحت اعلام شده باشد.
نکته مهم: پیش از ارسال مقاله، حتماً به وب‌سایت رسمی مجله مراجعه کنید و روش مورد تأیید آن را از بخش راهنمای نویسندگان (Guide for Authors) بررسی کنید.
سامانه‌های مدیریت مقالات، فرآیند ارسال و پیگیری مقاله را برای نویسندگان و دفتر تحریریه تسهیل می‌کنند. از جمله سامانه‌های شناخته‌شده در این زمینه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
ScholarOne Manuscripts یکی از سامانه‌های مدیریت ارسال و داوری مقالات علمی است که در بسیاری از مجلات بین‌المللی مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سامانه به نویسندگان امکان می‌دهد اطلاعات مقاله را ثبت کنند، فایل‌های موردنیاز را بارگذاری کنند و وضعیت مقاله را پیگیری کنند. توجه داشته باشید که ScholarOne با پایگاه نمایه‌سازی Web of Science یکسان نیست؛ بلکه ابزاری برای مدیریت فرآیند ارسال و داوری مقالات است.
Editorial Manager یکی دیگر از سامانه‌های مدیریت مقالات علمی است که مجلات و ناشران مختلف از آن استفاده می‌کنند. امکانات آن ممکن است بر اساس تنظیمات هر مجله متفاوت باشد، اما معمولاً ثبت مشخصات نویسندگان، بارگذاری فایل‌ها، پاسخ به پرسش‌های سامانه و تأیید نهایی ارسال مقاله را شامل می‌شود.
برخی مجلات از سامانه‌های اختصاصی یا پلتفرم‌های دیگری برای دریافت مقالات استفاده می‌کنند. به همین دلیل، نمی‌توان یک سامانه مشخص را برای تمام مجلات بین‌المللی در نظر گرفت.
توصیه امنیتی: برای ورود به سامانه صحیح، بهتر است مستقیماً از لینک موجود در وب‌سایت رسمی مجله استفاده کنید و از طریق لینک‌های نامعتبر یا وب‌سایت‌های واسطه وارد فرآیند ارسال مقاله نشوید.
فرآیند ارسال مقاله ممکن است بر اساس ناشر، نوع مجله و سامانه مورد استفاده تفاوت‌هایی داشته باشد؛ بااین‌حال، در بسیاری از موارد می‌توان آن را به شش مرحله اصلی تقسیم کرد.
پس از ورود به حساب کاربری و انتخاب گزینه‌ای مانند Submit New Manuscript، معمولاً باید اطلاعات اولیه مقاله را ثبت کنید. این اطلاعات شامل موارد زیر است:
عنوان کامل مقاله (Title)
چکیده مقاله (Abstract)
کلمات کلیدی (Keywords)
نوع مقاله (Article Type)
حوزه موضوعی پژوهش، در صورت درخواست سامانه
عنوان و چکیده واردشده در سامانه باید با نسخه نهایی فایل مقاله مطابقت داشته باشند. در برخی مجلات، به‌ویژه نشریاتی که چکیده ساختاریافته می‌خواهند، باید اطلاعات چکیده را در بخش‌هایی مانند هدف پژوهش، روش تحقیق، یافته‌ها و نتیجه‌گیری وارد کنید.
در این مرحله باید مشخصات تمام نویسندگان مقاله را مطابق اطلاعات واقعی و ترتیب مورد توافق آن‌ها وارد کنید:
نام و نام خانوادگی نویسندگان
نشانی ایمیل معتبر و دانشگاهی
وابستگی سازمانی یا دانشگاهی (Affiliation)
کشور محل فعالیت
تعیین نویسنده مسئول (Corresponding Author)
نویسنده مسئول، فردی است که مکاتبات رسمی مربوط به مقاله را با دفتر مجله انجام می‌دهد. این فرد لزوماً نویسنده اول نیست. در بسیاری از سامانه‌ها، نویسنده ارسال‌کننده می‌تواند اطلاعات سایر نویسندگان را ثبت کند.
نکته مهم: پیش از ثبت نهایی، ترتیب اسامی، املای نام‌ها، وابستگی سازمانی و ایمیل نویسنده مسئول را با دقت بررسی کنید؛ زیرا اصلاح اطلاعات پس از ارسال ممکن است به هماهنگی پیچیده با دفتر تحریریه نیاز داشته باشد.
در این بخش، سامانه ممکن است پرسش‌هایی درباره اصالت مقاله، حقوق نویسندگان، تعارض منافع و رعایت الزامات اخلاق پژوهش مطرح کند:
تأیید اصالت و نوآوری مقاله
اعلام اینکه مقاله به‌صورت همزمان برای مجله دیگری در دست بررسی نیست
اعلام تعارض منافع یا نبود آن
ارائه اطلاعات مربوط به حمایت مالی پژوهش
اعلام مجوزهای اخلاقی، در صورت نیاز
تأیید مشارکت و موافقت نویسندگان
پاسخ به این پرسش‌ها باید دقیق و مطابق واقعیت باشد. ارسال همزمان یک دست‌نوشته به چند مجله (Multiple Submission) برخلاف سیاست‌های انتشار علمی است.
کاور لتر نامه‌ای رسمی خطاب به سردبیر مجله است که هدف آن معرفی مختصر مقاله و توضیح تناسب آن با حوزه موضوعی نشریه است و شامل موارد زیر می‌شود:
عنوان کامل مقاله
معرفی کوتاه موضوع و هدف پژوهش
بیان مهم‌ترین یافته یا سهم علمی مقاله
توضیح تناسب مقاله با حوزه موضوعی مجله
نام و اطلاعات تماس نویسنده مسئول
کاور لتر نباید صرفاً تکرار چکیده مقاله باشد، بلکه باید ارزش پژوهش را برای مخاطبان مجله روشن کند. از بیان ادعاهای اغراق‌آمیز درباره نوآوری خودداری کنید.
در این مرحله، باید فایل‌های موردنیاز را مطابق دستورالعمل مجله بارگذاری کنید:
فایل اصلی مقاله (Main Manuscript)
صفحه مشخصات نویسندگان (Title Page)
کاور لتر (Cover Letter)
شکل‌ها و تصاویر مستقل (در صورت درخواست جداگانه)
جداول یا فایل‌های تکمیلی (در صورت نیاز)
نکات حیاتی بارگذاری فایل‌ها:
رعایت الزامات داوری بدون نام: اگر مجله از داوری دوسوکور (Double-blind Peer Review) استفاده می‌کند، باید اطلاعات شناسایی نویسندگان را از فایل اصلی مقاله حذف کنید. مشخصات نویسندگان در این حالت در فایل جداگانه Title Page قرار می‌گیرد.
بارگذاری شکل‌ها و تصاویر: اگر مجله درخواست کرده باشد که تصاویر جداگانه بارگذاری شوند، باید فایل‌های آن‌ها را با فرمت، وضوح (DPI) و نام‌گذاری مورد تأیید نشریه آماده کنید.
رعایت فرمت فایل‌ها: نوع فایل اصلی، شیوه تنظیم جداول، قالب منابع، تعداد کلمات و سایر جزئیات باید با راهنمای نویسندگان مطابقت داشته باشند.
پس از تکمیل اطلاعات و بارگذاری فایل‌ها، سامانه صفحه‌ای برای بررسی خلاصه اطلاعات ثبت‌شده و فایل‌های مقاله نمایش می‌دهد. پیش از تأیید نهایی، چک‌لیست زیر را بررسی کنید:
عنوان مقاله در سامانه و فایل اصلی یکسان باشد.
نام و ترتیب نویسندگان درست ثبت شده باشد.
فایل اصلی و فایل‌های تکمیلی به‌درستی بارگذاری شده باشند.
اطلاعات مربوط به نویسنده مسئول صحیح باشد.
پاسخ‌های مربوط به تعهدنامه‌ها و الزامات اخلاقی دقیق باشند.
نسخه تولیدشده برای بررسی نهایی (خروجی PDF سیستم)، کامل و خوانا باشد.
پس از اطمینان از صحت اطلاعات، گزینه نهایی ارسال مقاله (Submit یا Approve Submission) را انتخاب کنید. ذخیره اطلاعات در سامانه لزوماً به معنای ارسال رسمی مقاله نیست؛ بنابراین، باید مطمئن شوید که فرآیند ارسال تکمیل شده و تأییدیه یا شماره پیگیری مقاله را دریافت کرده‌اید. پس از ارسال نهایی، هرگونه اصلاح نیازمند هماهنگی مستقیم با دفتر تحریریه خواهد بود.
پس از ارسال مقاله، نویسنده مسئول می‌تواند از طریق پنل کاربری، وضعیت مقاله را پیگیری کند. عنوان وضعیت‌ها و ترتیب آن‌ها ممکن است بر اساس سامانه و مجله متفاوت باشد. جدول زیر خلاصه این وضعیت‌ها را نشان می‌دهد:
عنوان وضعیت در پنل | معنای مفهومی | مرحله بعدی |
|---|---|---|
Submitted / Manuscript Submitted | مقاله با موفقیت در سامانه ثبت و ارسال شده است. | بررسی اولیه توسط دفتر تحریریه |
Awaiting Editorial Office Check | مقاله در انتظار بررسی اولیه الزامات شکلی و فرمت مجله است. | ارجاع به سردبیر یا دبیر تخصصی |
With Editor | مقاله در اختیار سردبیر قرار گرفته تا درباره صلاحیت علمی اولیه تصمیم‌گیری کند. | ارسال به داوری یا رد در مرحله اول |
Under Review | مقاله وارد مرحله داوری تخصصی توسط متخصصان بین‌المللی شده است. | اتمام داوری‌ها و ارسال گزارش‌ها |
Required Reviews Completed | گزارش‌های موردنیاز داوری دریافت شده و آماده بررسی سردبیر است. | بررسی و تصمیم‌گیری نهایی سردبیر |
Decision in Process | تصمیم‌گیری نهایی سردبیر در حال انجام و ثبت در سیستم است. | اعلام نتیجه رسمی به نویسنده مسئول |
نتیجه داوری مقاله چه خواهد بود؟
نتیجه بررسی مقاله معمولاً یکی از چهار حالت زیر است:
Accept: پذیرش مقاله جهت چاپ.
Minor Revision: درخواست اصلاحات جزئی (علمی یا ساختاری).
Major Revision: درخواست اصلاحات اساسی و بازنگری عمیق علمی.
Reject: رد مقاله و عدم پذیرش آن در مجله.
در برخی مجلات، ممکن است مقاله برای بررسی در مجله دیگری از همان ناشر پیشنهاد شود (Transfer). دریافت درخواست اصلاح به معنای پذیرش قطعی نیست؛ نویسنده باید به تمام نظرات داوران پاسخ دقیق داده و نسخه اصلاح‌شده را در مهلت تعیین‌شده ارسال کند. زمان داوری به عواملی مانند حوزه تخصصی، دسترسی به داوران و سیاست‌های مجله بستگی دارد و زمان یکسانی برای همه مجلات وجود ندارد.
اگر مجله در وب‌سایت رسمی خود ارسال مقاله از طریق ایمیل را مجاز اعلام کرده باشد، نویسنده باید فایل‌ها و اطلاعات موردنیاز را برای نشانی اعلام‌شده ارسال کند. در این روش، ایمیل ارسالی بهتر است شامل عنوان مقاله، نام نویسنده مسئول، معرفی کوتاه دست‌نوشته و فهرست فایل‌های پیوست باشد.
پس از دریافت مقاله، دفتر مجله شماره پیگیری یا شناسه اختصاصی صادر می‌کند که باید در مکاتبات بعدی از آن استفاده کنید. توجه داشته باشید که ارسال مقاله به یک نشانی ایمیل غیررسمی یا ایمیلی که در وب‌سایت معتبر مجله اعلام نشده است، می‌تواند خطر سوءاستفاده یا ارسال مقاله به یک نشریه نامعتبر را افزایش دهد.
برای کاهش احتمال بروز خطاهای شکلی و اداری، پیش از ارسال مقاله این موارد را بررسی کنید:
موضوع مقاله با حوزه تخصصی مجله مطابقت دارد.
اعتبار و وضعیت نمایه‌سازی مجله از منابع رسمی بررسی شده است.
راهنمای نویسندگان به‌دقت مطالعه شده است.
عنوان، چکیده و کلمات کلیدی در فایل و سامانه هماهنگ هستند.
اسامی نویسندگان، ترتیب آن‌ها و وابستگی سازمانی صحیح است.
نویسنده مسئول به‌درستی مشخص شده است.
کاور لتر آماده شده است.
فایل اصلی و فایل‌های تکمیلی مطابق دستورالعمل مجله هستند.
الزامات مربوط به داوری بدون نام رعایت شده‌اند (حذف نام از فایل اصلی).
اطلاعات اخلاق پژوهش، تعارض منافع و حمایت مالی تکمیل شده‌اند.
مقاله به‌صورت همزمان به مجله دیگری ارسال نشده است.
نسخه نهایی فایل‌ها و اطلاعات سامانه بررسی شده‌اند.
تأییدیه ارسال نهایی و شماره پیگیری دریافت شده است.
بسیاری از مشکلات اولیه ارسال مقاله به دلیل خطاهای قابل پیشگیری رخ می‌دهند. برخی از موارد رایج عبارت‌اند از:
انتخاب مجله نامتناسب: حتی یک مقاله با کیفیت علمی عالی ممکن است به دلیل خارج بودن از حوزه موضوعی مجله (Scope) رد شود.
بی‌توجهی به راهنمای نویسندگان: رعایت نکردن قالب فایل‌ها، محدودیت کلمات یا شیوه تنظیم منابع می‌تواند باعث درخواست اصلاحات اداری یا ریجکت دسک شود.
ثبت اطلاعات نادرست نویسندگان: اشتباه در املای نام‌ها، ایمیل یا وابستگی سازمانی مشکلاتی در مکاتبات و ثبت نهایی مقاله ایجاد می‌کند.
بارگذاری فایل ناقص: نبود کاور لتر، صفحه مشخصات نویسندگان یا فایل‌های تکمیلی موردنیاز، فرآیند بررسی را مختل می‌کند.
اشتباه گرفتن سابمیت با پذیرش: ارسال مقاله تنها آغاز فرآیند بررسی است و پذیرش یا انتشار آن به تصمیم نهایی مجله بستگی دارد.
اعتماد به وعده‌های قطعی پذیرش: هیچ مؤسسه یا شخصی نمی‌تواند نتیجه داوری علمی یک مجله معتبر را تضمین کند. انتخاب صحیح مجله و آماده‌سازی اصولی مقاله می‌تواند به بهبود کیفیت ارسال کمک کند، اما جایگزین ارزیابی علمی نیست.
آماده‌سازی مقاله برای ارسال به مجلات بین‌المللی به دقت در ترجمه تخصصی، رعایت راهنمای نویسندگان و انتخاب ژورنال متناسب با موضوع پژوهش نیاز دارد. آشنایی با الزامات مجلات و بررسی دقیق فایل‌ها نیز می‌تواند از بروز بسیاری از خطاهای شکلی و اداری جلوگیری کند.
مؤسسه علمی پژوهشی اشراق با تکیه بر تجربه کارشناسان خود، خدماتی کاربردی در زمینه آماده‌سازی مقالات علمی به پژوهشگران ارائه می‌دهد:
ترجمه تخصصی مقالات: آماده‌سازی متن مقاله به زبان انگلیسی روان و متناسب با حوزه تخصصی پژوهش.
فرمت‌بندی مقاله: تنظیم ساختار، فایل‌ها، جداول و منابع مطابق دستورالعمل مجله انتخاب‌شده.
مشاوره انتخاب ژورنال: بررسی تناسب موضوع مقاله با حوزه فعالیت مجلات بین‌المللی و معیارهای موردنظر پژوهشگر.
راهنمایی در فرآیند سابمیت: کمک به شناخت مراحل ارسال مقاله و الزامات سامانه‌های مدیریت مقالات.
راه‌های ارتباطی با موسسه انتشاراتی اشراق
کارشناسان و مشاوران موسسه انتشاراتی اشراق به صورت تمام‌وقت حتی در روزهای تعطیل آماده ارائه خدمات حرفه‌ای و باکیفیت به مشتریان و کاربران خود هستند. برای دریافت مشاوره می‌توانید از طریق سایت به صورت آنلاین با مشاورین موسسه گفت‌وگو کنید و یا از طریق تماس تلفنی با شماره‌های زیر در ارتباط باشید:
eshragh_company
isi.eshragh@gmail.com
09149724933
041-33373424
توجه: پذیرش و زمان انتشار مقاله به کیفیت علمی پژوهش، فرآیند داوری و سیاست‌های مجله بستگی دارد و از سوی هیچ نهادی قابل تضمین قطعی نیست.
سابمیت مقاله به مجلات بین‌المللی فرآیندی است که علاوه بر کیفیت علمی پژوهش، به رعایت دقیق دستورالعمل‌های مجله، ثبت صحیح اطلاعات نویسندگان و آماده‌سازی اصولی فایل‌ها نیاز دارد. انتخاب مجله متناسب با موضوع مقاله، مطالعه راهنمای نویسندگان و بررسی دقیق اطلاعات پیش از ارسال می‌تواند به کاهش خطاهای رایج و تسهیل فرآیند بررسی مقاله کمک کند.
با آشنایی با مراحل سابمیت و پیگیری صحیح وضعیت مقاله، می‌توانید این فرآیند را با آمادگی بیشتری انجام دهید و برای انتشار دستاوردهای پژوهشی خود برنامه‌ریزی دقیق‌تری داشته باشید.
خیر؛ سابمیت صرفاً به معنای ارسال رسمی فایل مقاله به مجله جهت آغاز فرآیند بررسی و داوری علمی است.
اصلاح یا افزودن نام نویسندگان پس از ارسال نهایی، نیازمند مکاتبه، ارائه دلایل و هماهنگی پیچیده با دفتر تحریریه مجله است.
این وضعیت نشان می‌دهد مقاله شما از ارزیابی اولیه سردبیر عبور کرده و برای داوری تخصصی به داوران بین‌المللی ارسال شده است.
خیر؛ ارسال همزمان یک مقاله به چند نشریه (Multiple Submission) تخلف پژوهشی محسوب شده و باعث ریجکت فوری مقاله می‌شود.
اینستاگرام
تلگرام