موسسه انتشاراتی اشراق: ارسال مقاله به کنفرانسها فرآیندی چندمرحلهای است که نیاز به دقت و آگاهی دارد. در این مطلب با گامهای کامل این فرآیند از انتخاب کنفرانس تا دریافت گواهی آشنا میشوید.
انتشار یافتههای پژوهشی در کنفرانسهای علمی، یکی از مهمترین روشهای به اشتراکگذاری دانش و دریافت بازخورد از جامعه دانشگاهی محسوب میشود. این رویدادهای علمی، بستری برای ارائه دستاوردهای تحقیقاتی، آشنایی با آخرین یافتههای روز دنیا و ایجاد شبکههای ارتباطی میان پژوهشگران فراهم میآورند.
با وجود اهمیت غیرقابل انکار کنفرانسها در ارتقای رزومه علمی و افزایش شانس پذیرش در مقاطع تحصیلات تکمیلی، بسیاری از پژوهشگران بهویژه دانشجویان تازهکار، با فرآیند صحیح ارسال مقاله آشنایی کامل ندارند. این ناآشنایی گاه منجر به رد مقاله به دلیل مشکلات شکلی، نادیده گرفتن مهلتهای زمانی یا انتخاب کنفرانس نامناسب میشود.
هدف از نگارش این راهنما، ارائه تصویری شفاف و گامبهگام از مسیر ارسال مقاله به کنفرانسهای علمی است. از مرحله انتخاب کنفرانس مناسب و آمادهسازی مقاله بر اساس قالب تعیینشده، تا ثبتنام در سامانه، پیگیری وضعیت داوری و نهایتاً ارائه مقاله و دریافت گواهی، تمامی مراحل به صورت نظاممند تشریح خواهند شد.
آنچه در اینجا میخوانید، حاصل سالها تجربه عملی در ارسال مقاله به کنفرانسهای متعدد داخلی و بینالمللی است. رعایت نکات ذکر شده، شانس پذیرش مقاله شما را افزایش داده و مسیر حضور مؤثر در جامعه علمی را هموارتر خواهد ساخت.
قبل از هر چیز، باید بدانید مقاله خود را به کجا میفرستید. انتخاب کنفرانس مناسب، نیمی از راه موفقیت است.
منبع اصلی من برای پیدا کردن کنفرانسها، وبسایتهای زیر هستند:
پرتال کنفرانسهای کشور (civilica.com): کاملترین منبع برای کنفرانسهای داخلی
وبسایتهای دانشگاهها: بسیاری از دانشگاهها در بخش «اخبار و رویدادها» کنفرانسهای خود را اعلام میکنند
انجمنهای علمی: هر رشته انجمن علمی خودش را دارد که معمولاً کنفرانسهای معتبر را معرفی میکند
همه کنفرانسها ارزش یکسانی ندارند. برای انتخاب، به چند نکته توجه کنید:
اعتبار کنفرانس: کنفرانسهایی که توسط دانشگاههای معتبر یا انجمنهای علمی شناختهشده برگزار میشوند، معمولاً اعتبار بالاتری دارند. همچنین کنفرانسهای بینالمللی که مقالات آنها در پایگاههایی مانند Scopus نمایه میشوند، ارزش بیشتری برای رزومه شما دارند.
محورهای کنفرانس: مقاله شما باید با محورهای کنفرانس همخوانی داشته باشد. فرستادن مقاله درباره «یادگیری ماشین» به کنفرانسی که محور اصلی آن «مهندسی برق قدرت» است، اتلاف وقت و هزینه است.
تاریخ برگزاری: مطمئن شوید که تاریخ برگزاری کنفرانس با برنامههای شما تداخل ندارد. اگر مقاله شما پذیرفته شد، باید بتوانید در کنفرانس شرکت کنید و ارائه دهید.
هزینه ثبتنام: هزینه ثبتنام در کنفرانسهای مختلف متفاوت است. برخی کنفرانسها برای دانشجویان تخفیف دارند. حتماً قبل از ارسال مقاله، هزینه را بررسی کنید.
بعد از انتخاب کنفرانس، نوبت به آمادهسازی مقاله میرسد. این مرحله را جدی بگیرید، چون داوری مقاله بر اساس همین فایل انجام میشود.
هر کنفرانس یک قالب مشخص دارد. این قالب را از وبسایت کنفرانس دانلود کنید و مقاله خود را دقیقاً در همان قالب بنویسید. چرا اینقدر مهم است؟
چون داوران کنفرانس به صدها مقاله نگاه میکنند. وقتی مقالهای با قالب متفاوت میبینند، ناخودآگاه این تصور برایشان ایجاد میشود که نویسنده یا عجله داشته یا به دستورالعملها توجه نکرده است.
مقالات کنفرانسی معمولاً ساختار زیر را دارند:
عنوان (Title): کوتاه، گویا و جذاب. عنوان باید طوری باشد که خواننده با دیدن آن متوجه شود مقاله درباره چیست.
چکیده (Abstract): خلاصهای از کل مقاله در 150 تا 300 کلمه. چکیده شامل مسئله پژوهش، روش، نتایج و نتیجهگیری است. این بخش مهمترین قسمت مقاله برای داوران است.
کلمات کلیدی (Keywords): 3 تا 5 کلمه که محتوای مقاله را توصیف میکنند.
مقدمه (Introduction): بیان مسئله، اهمیت موضوع، پیشینه پژوهش و هدف مقاله. در مقدمه باید نشان دهید که چه خلأیی در تحقیقات قبلی وجود داشته و مقاله شما چطور آن را پر میکند.
روششناسی (Methodology): شرح دقیق روش انجام پژوهش. آنقدر دقیق بنویسید که خواننده بتواند پژوهش شما را تکرار کند.
یافتهها (Findings): ارائه نتایج پژوهش به صورت متن، جدول یا نمودار.
بحث و نتیجهگیری (Discussion & Conclusion): تفسیر یافتهها، مقایسه با پژوهشهای پیشین، کاربردهای پژوهش و پیشنهاد برای پژوهشهای آینده.
منابع (References): فهرست منابع استفاده شده با فرمت درخواستی کنفرانس.
یکدستی در نگارش: اگر مقاله به فارسی است، در تمام مقاله از یک شیوه نگارش پیروی کنید. مثلاً اگر «میشود» مینویسید، تا آخر همینطور بنویسید، نه یک جا «میگردد» و جای دیگر «میشود».
ارجاعدهی دقیق: هرجا از منبعی استفاده میکنید، به آن ارجاع دهید. ارجاع ندادن به منابع، مصداق علمیدزدی است.
جدولها و نمودارها: جدولها و نمودارها باید خوانا باشند و عنوان داشته باشند. در متن هم به آنها اشاره کنید.
بیشتر کنفرانسها از سامانههای یکپارچه برای دریافت مقاله استفاده میکنند. رایجترین این سامانهها در ایران، سامانه مدیریت کنفرانسهای علمی (conf.icsa.ir) است.
اولین قدم، ایجاد حساب کاربری در سامانه کنفرانس است. برای این کار به اطلاعات زیر نیاز دارید:
نام و نام خانوادگی (دقیقاً مطابق با کارت ملی)
ایمیل معتبر (ایمیلی که دائماً چک میکنید)
شماره تماس
وابستگی سازمانی (دانشگاه یا مؤسسه محل تحصیل یا کار)
بعد از ایجاد حساب، باید اطلاعات نویسندگان را وارد کنید. این بخش بسیار مهم است. ترتیب نویسندگان در مقاله باید با ترتیب وارد شده در سامانه مطابقت داشته باشد. نویسنده مسئول (کسی که مقاله را ارسال میکند و ایمیلها را دریافت میکند) معمولاً اول وارد میشود.
بعد از تکمیل اطلاعات، نوبت به آپلود فایل مقاله میرسد.
فایل مقاله باید در فرمت درخواستی کنفرانس (معمولاً PDF یا Word) و در حجم مشخص شده (معمولاً حداکثر 2 یا 3 مگابایت) باشد. قبل از آپلود، یک بار دیگر فایل را باز کنید و مطمئن شوید:
همه صفحهها به درستی نمایش داده میشوند
فونتها تغییر نکردهاند
جدولها و نمودارها خوانا هستند
بعد از آپلود فایل، ممکن است سامانه اطلاعات تکمیلی بخواهد:
حوزه تخصصی مقاله (برای تعیین داور مناسب)
چکیده انگلیسی (برای کنفرانسهای بینالمللی)
تعهدنامه اصالت مقاله (که معمولاً به صورت تیکدار است)
قبل از کلیک روی دکمه «ارسال نهایی»، حتماً پیشنمایش اطلاعات را ببینید. همه چیز را یک بار دیگر چک کنید: نام نویسندگان، عنوان مقاله، فایل آپلود شده.
بعد از ارسال نهایی، یک کد رهگیری به شما داده میشود. این کد را یادداشت کنید. با آن میتوانید وضعیت مقاله خود را پیگیری کنید.
بعد از ارسال مقاله، دوره انتظار شروع میشود. این دوره معمولاً 2 هفته تا 2 ماه طول میکشد.
در سامانه کنفرانس، وضعیت مقاله با عبارات زیر مشخص میشود:
در انتظار بررسی: مقاله شما در صف انتظار برای داوری است.
در حال داوری: مقاله به داور یا داوران ارسال شده است.
نیاز به اصلاحات: داوران مقاله شما را پذیرفتهاند، اما اصلاحاتی خواستهاند.
پذیرش نهایی: مقاله پس از اصلاحات، پذیرفته شده است.
رد شده: مقاله پذیرفته نشده است.
اگر ایمیل «نیاز به اصلاحات» دریافت کردید، ناراحت نشوید. این طبیعیترین وضعیت برای یک مقاله است. داوران نکاتی را نوشتهاند که باید اصلاح کنید. این نکات را جدی بگیرید و یکبهیک اعمال کنید. بعد از اصلاحات، مقاله را دوباره ارسال کنید.
بعد از پذیرش نهایی مقاله، باید در کنفرانس ثبتنام کنید و هزینه را بپردازید.
هزینه کنفرانس معمولاً شامل موارد زیر است:
هزینه ثبتنام در کنفرانس
هزینه چاپ مقاله در مجموعه مقالات
هزینه پذیرایی در روز کنفرانس
گواهی حضور و ارائه
پرداخت معمولاً به صورت آنلاین یا واریز به حساب انجام میشود. فیش پرداخت را آپلود کنید و رسید آن را نزد خود نگه دارید.
پذیرش مقاله فقط نیمی از راه است. باید برای ارائه در کنفرانس آماده شوید.
اگر مقاله شما برای ارائه شفاهی پذیرفته شده، باید یک فایل ارائه (PowerPoint یا مشابه) آماده کنید. نکات مهم در ارائه شفاهی:
زمان ارائه را رعایت کنید (معمولاً 10 تا 15 دقیقه)
اسلایدها خلاصه و مفید باشند
پیشتمرین کنید تا با زمان و محتوا آشنا شوید
برای پرسشهای مخاطبان آماده باشید
اگر مقاله شما برای ارائه پوستری پذیرفته شده، باید یک پوستر طراحی کنید. پوستر باید:
در یک نگاه، کلیت پژوهش را منتقل کند
خوانا باشد (فونتها از فاصله 1 متری قابل خواندن باشند)
شامل عنوان، نویسندگان، چکیده، روش، نتایج اصلی و نتیجهگیری باشد
بعد از ارائه مقاله و حضور در کنفرانس، گواهی پذیرش و ارائه به شما داده میشود. این گواهی را در جای امنی نگه دارید. در آینده برای مصاحبه دکتری، استخدام یا ترفیع به آن نیاز خواهید داشت.
در طول سالها، نکاتی را یاد گرفتهام که در هیچ کتابی نوشته نشده است:
1. چند روز قبل از ددلاین ارسال کنید
سامانهها در روزهای آخر معمولاً شلوغ و کند میشوند. گاهی هم مشکل فنی پیش میآید. چند روز زودتر ارسال کنید تا خیالتان راحت باشد.
2. از یک دوست بخواهید مقاله را بخواند
قبل از ارسال، از یک دوست یا همکار بخواهید مقاله را بخواند. چشم تازه، غلطهایی را میبیند که شما از بس مقاله را خواندهاید، دیگر نمیبینید.
3. ایمیلها را مرتب چک کنید
گاهی کنفرانسها اطلاعات مهم را از طریق ایمیل اعلام میکنند. اگر ایمیل را دیر ببینید، ممکن است مهلت اصلاحات یا ثبتنام را از دست بدهید.
4. اگر مقاله رد شد، ناامید نشوید
رد شدن مقاله در یک کنفرانس پایان راه نیست. نظرات داوران را بخوانید، مقاله را اصلاح کنید و به کنفرانس دیگری بفرستید. بسیاری از پژوهشگران موفق، اولین مقالهشان در کنفرانس اول پذیرفته نشده است.
5. ارتباط با سایر پژوهشگران
کنفرانسها فرصت خوبی برای آشنایی با پژوهشگران دیگر هستند. از این فرصت استفاده کنید. با کسانی که در حوزه شما کار میکنند صحبت کنید. این ارتباطات در آینده به کارتان میآید.
ارسال مقاله به کنفرانس فرآیندی است که اگر با آگاهی و دقت انجام شود، تجربهای ارزشمند خواهد بود. از انتخاب کنفرانس مناسب شروع میشود، با آمادهسازی دقیق مقاله ادامه مییابد و با ارائه در کنفرانس و دریافت بازخورد به پایان میرسد.
هر بار که مقالهای ارسال میکنید، چیزی یاد میگیرید. شاید مقالهتان پذیرفته شود، شاید رد شود. در هر دو صورت تجربهای به دست میآورید که در ارسالهای بعدی به کارتان میآید.
یادم میآید اولین مقالهای که فرستادم، با کلی استرس و تردید بود. حالا بعد از چندین کنفرانس، میتوانم بگویم که این مسیر، هر چقدر هم در ابتدا پیچیده به نظر برسد، با کمی دقت و پیگیری، شدنی است. شما هم میتوانید
خیر، این کار غیراخلاقی است. اگر مقاله شما در دو کنفرانس پذیرفته شود، باید یکی را رد کنید که این کار برای برگزارکنندگان زحمت ایجاد میکند.
بسته به اعتبار کنفرانس و نوع ارائه (حضوری یا مجازی) متفاوت است. معمولاً بین 300 هزار تومان تا 2 میلیون تومان متغیر است.
در بیشتر کنفرانسها، ارائه مقاله الزامی است.
اینستاگرام
تلگرام