سابمیت مقاله از طریق ایمیل مجله یکی از روش‌های ارسال آثار پژوهشی محسوب می‌شود. با وجود رشد پنل آنلاین مدیریت مجلات، بسیاری از مجلات، هنوز دریافت مقاله از طریق ایمیل را ترجیح می‌دهند.این مطلب به شما آموزش می‌دهد چگونه مقاله‌ی خود را به‌صورت حرفه‌ای، استاندارد و مؤثر از طریق ایمیل برای مجله ارسال کنید تا شانس پذیرش آن را افزایش دهید.
در دنیای پژوهش و علم امروز، تولید دانش تنها نیمی از مسیر موفقیت یک پژوهشگر است؛ نیمه‌ی دیگر، انتشار درست و اصولی آن در مجلات معتبر علمی است. فرآیند ارسال یا سابمیت مقاله از طریق ایمیل مجله یکی از مهم‌ترین گام‌ها در این مسیر به شمار می‌آید. هرچند در سال‌های اخیر سامانه‌های آنلاین مدیریت مقالات، مانند ScholarOne و Editorial Manager، بخش عمده‌ای از فرآیند ارسال را خودکار کرده‌اند، اما هنوز هم بسیاری از مجلات معتبر دانشگاهی، به‌ویژه در حوزه‌های تخصصی یا منطقه‌ای، دریافت مقاله از طریق ایمیل را ترجیح می‌دهند.
در واقع، ارسال مقاله از طریق ایمیل نه‌تنها روشی ساده و قابل‌دسترس برای پژوهشگران محسوب می‌شود، بلکه فرصتی است تا نویسنده بتواند به شکل مستقیم‌تری با سردبیر مجله ارتباط برقرار کند و برداشت اولیه‌ای مثبت از حرفه‌ای بودن خود ایجاد نماید. از سوی دیگر، اشتباه در تنظیم ایمیل، ضمیمه نکردن فایل‌های درست، یا نداشتن یک کاور لتر استاندارد می‌تواند به‌راحتی موجب نادیده گرفته شدن مقاله یا حتی رد اولیه آن شود؛ اتفاقی که گاه ماه‌ها تلاش علمی را به هدر می‌دهد.
اهمیت یادگیری نحوه صحیح سابمیت مقاله از طریق ایمیل مجله تنها به جنبه فنی ارسال محدود نمی‌شود، بلکه جنبه‌های ارتباطی، زبانی و اخلاق پژوهشی را نیز در بر می‌گیرد. هر ایمیل ارسال مقاله، نمایانگر سطح تسلط نویسنده بر آداب علمی و حرفه‌ای ارتباط با مجلات است. از همین رو، پژوهشگرانی که به اصول سابمیت از طریق ایمیل تسلط دارند، معمولاً در ایجاد ارتباط مؤثر با سردبیران، پیگیری وضعیت مقاله و حتی درک بهتر چرخه داوری، موفق‌تر عمل می‌کنند.
در این مطلب، قصد داریم به‌صورت گام‌به‌گام و کاربردی تمام مراحل ارسال مقاله از طریق ایمیل را بررسی کنیم؛ از آماده‌سازی فایل‌ها و نگارش کاور لتر گرفته تا ساختار ایمیل حرفه‌ای، اشتباهات رایج، روش پیگیری پاسخ مجله و نکات طلایی افزایش شانس پذیرش.
اصطلاح «سابمیت» (Submit) به معنای ارسال رسمی مقاله برای بررسی در مجله علمی است. زمانی که پژوهشگر مقاله‌ای را به پایان می‌رساند، آن را به مجله‌ای که با حوزه پژوهش او مرتبط است ارسال می‌کند تا سردبیر و داوران درباره پذیرش یا رد آن تصمیم بگیرند.
فرآیند سابمیت، اولین گام رسمی در مسیر چاپ مقاله است و کیفیت اجرای آن می‌تواند تأثیر زیادی بر درک اولیه‌ی سردبیر از نویسنده و مقاله داشته باشد.
امروزه بیشتر مجلات بین‌المللی از سامانه‌های مدیریت مقاله مانند Editorial Manager، ScholarOne یا OJS استفاده می‌کنند. این سیستم‌ها به نویسندگان اجازه می‌دهند مقاله را آپلود کنند، مشخصات نویسندگان را وارد کنند و وضعیت مقاله را در مراحل داوری پیگیری نمایند.
در برخی مجلات، مخصوصاً مجلات تازه‌تأسیس یا محلی، هنوز از روش سنتی ارسال از طریق ایمیل استفاده می‌شود. در این حالت، نویسنده مقاله و فایل‌های ضمیمه را مستقیماً برای ایمیل سردبیر ارسال می‌کند.
در ادامه، دقیقاً بررسی می‌کنیم که چگونه باید این کار را به‌صورت حرفه‌ای انجام داد.
بسیاری از پژوهشگران، به‌ویژه در کشورهایی که دسترسی به سامانه‌های پیچیده بین‌المللی دشوار است، روش ایمیلی را راحت‌تر می‌دانند. فقط کافی است مقاله و فایل‌های ضمیمه را آماده کرده و در قالب یک ایمیل استاندارد ارسال کنید.
برخی مجلات علمی که هنوز سیستم آنلاین ندارند، از نویسندگان می‌خواهند مقاله را به آدرس ایمیل مشخصی بفرستند. در این حالت، رعایت اصول نگارش ایمیل اهمیت بسیار زیادی دارد زیرا اولین برداشت سردبیر از professionalism نویسنده از همین ایمیل شکل می‌گیرد.
قبل از هر چیز باید مقاله را مطابق دستورالعمل نویسندگان (Author Guidelines) فرمت کنید. معمولاً فرمت مورد قبول Microsoft Word (.doc یا .docx) و در برخی مجلات PDF است.
نام فایل‌ها بهتر است شامل نام نویسنده و تاریخ باشد، مثلاً:ArticleSharifi2025.docx
کاور لتر یا نامه‌ی همراه، یکی از مهم‌ترین بخش‌های سابمیت است. در این نامه باید موارد زیر ذکر شود:
عنوان کامل مقاله
هدف پژوهش
علت انتخاب آن مجله
تأکید بر اصالت مقاله و عدم ارسال همزمان به مجله‌ی دیگر
نمونه:
Dear Editor,
Please find attached our manuscript entitled “Impacts of Renewable Energy Policies on Economic Growth,” which we would like to submit for possible publication in Journal of Sustainable Studies.
Sincerely,
[Name]
[Affiliation]
[Email Address]
اگر مقاله شامل جداول، نمودارها یا داده‌های تکمیلی است، آن‌ها را در فایل‌های جداگانه و با نام‌گذاری منظم ارسال کنید (مثلاً: Table1.docx, Figure2.jpg). در متن ایمیل حتماً ذکر کنید که چه فایل‌هایی ضمیمه شده‌اند.
یک ایمیل مؤدبانه و رسمی باید شامل موارد زیر باشد:
موضوع ایمیل (Subject):Manuscript Submission: [Title of Article]
متن ایمیل:
معرفی کوتاه نویسنده
عنوان کامل مقاله
توضیح هدف پژوهش
اشاره به فایل‌های پیوست
تشکر از توجه سردبیر
امضا (Signature):
شامل نام کامل، وابستگی سازمانی، شماره تماس و آدرس ایمیل
Subject: Manuscript Submission: "The Role of Digital Learning in Higher Education"
Dear Editor-in-Chief,
I am pleased to submit our manuscript entitled “The Role of Digital Learning in Higher Education” for possible publication in your esteemed journal.
The manuscript and cover letter are attached. We confirm that this work is original and not under consideration elsewhere.
Thank you for your time and consideration.
Best regards,
Dr. Sara Mohammadi
Department of Education, University of Tehran
Email: s.mohammadi@ut.ac.ir
ارسال مقاله بدون کاورلتر
ضمیمه نکردن فایل‌ها یا ارسال با نام‌های نامشخص
نگارش غیررسمی یا غیرانگلیسی ایمیل برای مجلات بین‌المللی
ارسال همزمان مقاله به چند مجله
استفاده از آدرس ایمیل غیرحرفه‌ای (مثلاً Gmail با نام مستعار)
پس از ارسال مقاله، معمولاً مجلات یک ایمیل خودکار (Auto-reply) ارسال می‌کنند که نشان می‌دهد ایمیل شما دریافت شده است. اگر ظرف 7 تا 10 روز کاری پاسخی دریافت نکردید، می‌توانید ایمیل پیگیری محترمانه‌ای بفرستید، مثلاً:
Dear Editor,
I would like to kindly confirm if my previous email regarding the manuscript submission was received.
قبل از ارسال، مطمئن شوید مجله با موضوع، روش و زبان مقاله شما سازگار است. بررسی اهداف و حوزه‌های موضوعی مجله (Scope) اهمیت زیادی دارد.
هر مجله دستورالعمل خاص خود را دارد. رعایت دقیق آن نشانه‌ی حرفه‌ای بودن شماست و باعث می‌شود مقاله‌تان سریع‌تر وارد مرحله داوری شود.
معمولاً پاسخ‌ها به سه دسته تقسیم می‌شوند:
تأیید دریافت مقاله (Acknowledgment)
ریجکت اولیه (Desk Rejection)
ارسال برای داوری (Under Review)
در هر حالت، پیگیری مؤدبانه و صبور بودن، بخش مهمی از رفتار حرفه‌ای نویسنده است.
ارسال مقاله از طریق ایمیل، اگرچه قدیمی به نظر می‌رسد، اما همچنان یکی از موثرترین و آسان‌ترین روش‌ها برای سابمیت مقاله است، به‌ویژه برای پژوهشگرانی که با سیستم‌های پیچیده آنلاین آشنایی ندارند. رعایت اصول حرفه‌ای در نگارش ایمیل، انتخاب فرمت مناسب و تهیه کاور لتر قوی می‌تواند تأثیر چشمگیری بر شانس پذیرش مقاله شما داشته باشد.
مؤسسه اشراق با سال‌ها تجربه در حوزه خدمات علمی و پژوهشی، یکی از معتبرترین مراکز ارائه‌دهنده خدمات تخصصی ارسال و سابمیت مقاله از طریق ایمیل یا سامانه‌های آنلاین مجلات داخلی و بین‌المللی است.
این مؤسسه با بهره‌گیری از کارشناسان مجرب در زمینه نگارش، ویرایش، ترجمه، فرمت‌بندی و مکاتبه علمی با مجلات، تمامی مراحل آماده‌سازی و ارسال مقاله را به‌صورت کاملاً حرفه‌ای و مطابق با دستورالعمل هر مجله انجام می‌دهد. هدف اصلی تیم اشراق، افزایش شانس پذیرش مقالات پژوهشگران در مجلات معتبر علمی، ISI، Scopus، ISC و PubMed است.
تیم متخصص اشراق با تسلط کامل بر فرآیندهای سابمیت بین‌المللی، تمامی مراحل را با دقت، سرعت و محرمانگی بالا انجام می‌دهد تا پژوهشگران بدون دغدغه‌ی فنی یا زبانی بتوانند بر روی کیفیت علمی کار خود تمرکز کنند. این خدمات به‌ویژه برای افرادی که آشنایی کمتری با سامانه‌های پیچیده ارسال مقالات دارند یا زمان کافی برای انجام مکاتبات ندارند، گزینه‌ای کاملاً ایده‌آل است.
در نهایت، چه بخواهید مقاله خود را از طریق ایمیل مستقیم به مجله ارسال کنید و چه از پنل‌های اختصاصی مجلات علمی استفاده نمایید، همکاری با مؤسسه اشراق به شما این اطمینان را می‌دهد که فرآیند سابمیت مقاله‌تان با بالاترین دقت، اعتبار و استاندارد بین‌المللی انجام خواهد شد.
راه‌های ارتباطی با موسسه انتشاراتی اشراق
کارشناسان و مشاوران موسسه انتشاراتی اشراق به صورت تمام‌وقت حتی در روزهای تعطیل آماده ارائه خدمات حرفه‌ای و باکیفیت به مشتریان و کاربران خود هستند. برای دریافت مشاوره می‌توانید از طریق سایت به صورت آنلاین با مشاورین موسسه گفت‌وگو کنید و یا از طریق تماس تلفنی با شماره‌های زیر در ارتباط باشید:
eshragh_company
isi.eshragh@gmail.com
09149724933
041-33373424
خیر، برخی مجلات فقط از طریق سامانه‌های آنلاین مقاله می‌پذیرند. باید در بخش Submission Guidelines سایت مجله بررسی کنید.
هر دو روش رسمی هستند. تفاوت در ساختار مدیریتی مجله است.
فقط در صورتی که حجم فایل‌ها زیاد باشد.
خیر، این کار غیراخلاقی است و می‌تواند باعث وارد لیست سیاه شدن نویسنده شود.
به‌طور متوسط بین 2 تا 4 هفته، اما در مجلات پرمخاطب ممکن است طولانی‌تر شود.
اینستاگرام
تلگرام