ممکن است بسیاری از پژوهشگران وقت و انرژی خود را جهت تنظیم مقاله خود بگذارند و از توجه به برخی از مسائل مهم غافل بمانند. یکی از آن‌ها تهیه و تنظیم یک کاورلتر خوب جهت سابمیت آن به سردبیر مجله می‌باشد. نگارش اصولی کاورلتر در دیدگاه مثبت سردبیر مجله بسیار تأثیرگذار است. در این بخش از اشراق می‌خواهیم شما را با این مورد بیشتر آشنا کنیم با ما همراه باشید.
"Institute for Scientific Information" نامی آشنا برای همگان در جامعه علمی است. پایگاه ISI در سال 1960 توسط دکتر یوجین پایه گذاری شد و در سال 1992 به زیر مجموعه شرکت تامسون رویترز درآمد و اکنون نیز با نام "Thomson Scientific" شناخته می‌شود اما به دلیل معروفیت و محبوبیت این پایگاه را همچنان با نام ISI می‌شناسند. ارائه پایگاه‌های داده فهرست کتاب‌ها و مقالات علمی به طور اختصاصی از خدمات این پایگاه است که می‌توان از سرویس پایگاه داده ISI web of knowledge مشاهده کرد. هم اکنون چیزی در حدود 20000 مجله در فهرست ISI وجود دارد که همه ساله نیز به این مقدار افزوده می‌شود. زیر مجموعه دیگری تحت عنوان WOS در شرکت تامسون رویترز وجود دارد که وظیفه آن بررسی مجلات مختلفی است که دارای صلاحیت برای اخذ نمایه یا ایندکس ISI را دارند که پس از تایید، نمایه ISI به آن‌ها اختصاص می‌گیرد. مجلات معتبر ISI به دو دسته کلی طبقه بندی می‌شوند: دسته اول مجلاتی هستند که دارای ضریب تأثیر یا ایمپکت فاکتور می‌باشند که با نام JCR شناخته می‌شوند که ISI سالانه گزارشی را تحت عنوان گزارش استنادی مجلات علمی با سرواژه JCR (journal citation reports) ارائه می‌کند که در مجلات نمایه شده با شاخص ایمپکت فاکتور رتبه بندی می‌شوند. دسته دوم مجلاتی هستند که بدون ضریب تأثیر یا ایمپکت فاکتور می‌باشند و اصطلاحاً isi listed نام دارند. بدیهی است چاپ مقاله در مجلات دسته اول دارای اعتبار و درجه زیادتری است به شرط اینکه مقاله ارائه شده از لحاظ بار علمی و کیفیت بسیار عالی باشد تا شانس اکسپت در این نوع مجلات با داوری بسیار سخت‌گیرانه را داشته باشد.
این یک امر بدیهی است که اگر فردی در پذیرش و چاپ مقاله معتبر علمی در پایگاهی که در جهان رتبه اول را از آن خود کرده است موفق شود، مزایای زیادی را از این طریق به دست خواهد آورد و می‌تواند به وسیله آن مسافت زیادی را از راه موفقیت و پیشرفت بپیماید. در ذیل به برخی از این امتیازات اشاره می‌گردد:
امکان اخذ بورسیه تحصیلی جهت تحصیل در دانشگاه های معتبر سراسر دنیا |
امکان به عضویت درآمدن در بنیاد علمی نخبگان |
امکان اخذ پروژه های علمی با هزینه های بسیار بالا و کسب درآمد |
ارتقای شغلی و افزایش حقوق برای اساتید |
قبولی آسان تر در مصاحبه دکتری |
اخذ امتیازات مربوطه در دفاع از پایان نامه در مقطع دکتری و کارشناسی ارشد |
ایجاد حس اعتماد به نفس و تبدیل شدن به یک صاحب نظر در حوزه تخصصی مربوطه |
ثبت پژوهش‌ها و تحقیقات به نام نویسندگان و حفظ آن‌ها |
نامه پوششی یا به عبارتی کاورلتر، یک فایل متنی است که همراه با مقاله به سردبیر مجله ارسال می‌شود. وقتی می‌خواهید درخواستی برای همکاری یا پذیرش مقاله در دوره‌های ارشد و دکترا به مجلات معتبر ارسال کنید به درخواست شما پیوست می‌شود و در واقع مانند یک راهنما در مورد سند‌های ارسالی و هدف و انگیزه شما به خواننده توضیح می‌دهد. پژوهشگر همان‌قدر که در تنظیم مقاله خود دقت و حوصله به خرج می‌دهد در تنظیم نیز باید بسیار هوشمندانه عمل کند و یک کاورلتر(cover letter) باکیفیت ارائه دهد زیرا اولین چیزی که به دست سردبیر می‌رسد همین کاورلتر است و شما باید به وسیله کاورلتری که طراحی کرده‌اید او را متقاعد کنید تا مقاله را جهت داوری ارسال کند.
اگر شما خود را در جایگاه سردبیر مقاله قرار دهید، متوجه خواهید شد که تهیه و تنظیم کاورلتر تا چه حد می‌تواند روند داوری مقالات را تسهیل بخشد. تصور کنید روزانه تعداد خیلی زیادی مقاله علمی از کشورهای مختلف جهان به مجلات ارسال می‌شود و هر کدام در یک بازه زمانی مشخص بایستی نتیجه را به نویسنده اعلام کنند. اگر هر سردبیر برای اینکه تصمیم بگیرد مقاله را به داوری اصلی بفرستد یا خیر، به بررسی متن طولانی مقاله ارسالی بپردازد چقدر زمان و انرژی‌اش تلف شده و حتی ممکن است تصمیم درستی هم نگیرد؛ اما وجود یک متن کوتاه که به طور خلاصه شده هدف از نوشتن مقاله، اطلاعات شخصی و همچنین توضیحاتی در مورد اینکه اصلاً چرا این مقاله نگارش شده است و چرا باید در مجله شما به چاپ برسد در آن نوشته شده باشد، هم کار سردبیر راحت‌تر خواهد شد و در زمان داوری صرفه جویی می‌شود و هم اینکه یک فرصت در دست پژوهشگر خواهد بود تا بدین وسیله ارزش مقاله خود را اثبات کند.
قبل از اقدام برای نگارش کاورلتر، در ابتدا بایست قسمت راهنمای نویسندگان را که در سایت هر مجله در اختیار مؤلفان قرار داده می‌شود را به دقت مطالعه کنید تا قوانین و شرایطی را که در آن قسمت ذکر شده است را رعایت کرده باشید. پس از این که به طور کامل تمامی اصول را متوجه شدید نوبت به تنظیم کاورلتر می باشد. در ذیل مرحله به مرحله با ساختار یک کاورلتر استاندارد آشنا می شوید:
در قسمت اول کاورلتر، پس از ذکر تاریخ، نام سردبیر مجله را به صورت رسمی با نام و نام خانوادگی او مورد خطاب قرار داده و نگارش متن را آغاز کنید؛ مانند این جمله: John Smith, MD | Carolyn Daniels, MPH در صورتی که نام و نام خانوادگی سردبیر را نمی‌دانید از عنوانی که در مجله برای او اختصاص داده می‌شود استفاده کنید؛ مانند این جمله: Editor-in-Chief, Managing Editor, Co-Editors-in-Chief اما به طور کلی بهتر است او را با اسم خودش خطاب کنید می توانید با مجله تماس گرفته و سوال کنید که کاورلتر خود را برای چه کسی ارسال می کنید.
در پاراگراف اول باید به ذکر کامل عنوان مقاله و مجله بپردازید همچنین می‌توانید در این پاراگراف به نوع نوشته علمی خود نیز اشاره کنید.
در این قسمت شما باید توضیح دهید که مقاله ارسالی شما به مجله موردنظر، همزمان به مجلات دیگر نیز سابمیت نشده است و یا قبلاً چاپ نشده است. تصور نکنید که شاید سردبیر متوجه تکراری بودن مقاله نشود آن‌ها می‌توانند به لیست تمامی مقالات دسترسی داشته باشند. حتی اگر بر فرض مثال مقاله‌ای را به زبان فارسی در مجلات داخلی به چاپ رسانده‌اید و می‌خواهید یکبار دیگر به‌صورت انگلیسی در مجلات بین المللی هم به چاپ برسانید، بایستی از مجله موردنظر داخلی کسب اجازه کنید و آن را در کاورلتر خود توضیح دهید؛ اما به طور کلی این کار توصیه نمی‌شود بهتر است مقاله‌ای را که به مجله ارسال می‌کنید برای اولین بار و جدید باشد.
مهم‌ترین قسمتی که سردبیر مجله را متقاعد می‌کند تا مقاله شما را جهت بررسی به داوران ارسال کند همین قسمت است. شما باید در این بخش، به بیان اینکه چرا تحقیقات و پژوهش‌های انجام شده شما مهم هستند و چه کمکی برای جامعه علمی می‌کنند. یا اینکه چه مشکلی را حل خواهد کرد. همچنین در این بخش می‌توانید به طور خلاصه به مخاطبان احتمالی مقاله خود و نحوه انجام تحقیقات و آزمایش‌های انجام شده اشاره کنید.
اگر بین منافع نویسنده مقاله با سازمانی که حامی طرح پژوهشی بوده است تضادی وجود داشته باشد، اصطلاح تضاد منافع را به کار می‌برند. دلیل آوردن این مورد در کاورلتر نیز این است که بسیاری از مجلات معتبر در قسمت راهنمای نویسندگان سایت خود، نویسنده مقاله را ملزم می‌کند تا وضعیت تضاد منافع را در هنگام ارسال مقاله خود مشخص کند و به مجله تعهد دهد که در این مقاله تضاد منافعی وجود ندارد. لذا از نویسنده یا نویسندگان انتظار می‌رود منافع چاپ مقالۀ خود را همسو کنند یا به‌طور مشخص قبل از چاپ مقاله به افشای تضاد منافع مقالۀ خود بپردازند که بعداً دچار دردسر نشوند. اگر بعد از ذکر آن در انتها نیز جمله‌ای مانند این را بیاورید بهتر است: Each named author has substantially contributed to conducting the underlying research and drafting this manuscript. Additionally, to the best of our knowledge, the named authors have no conflict of interest, financial or otherwise. به معنای اینکه تا آنجایی که ما می‌دانیم هر اسمی که از نویسندگان ذکر شده است و در تهیه این مقاله مشارکت قابل توجه داشته اند دارای هیچ گونه تضاد منافع، از نظر مالی یا غیر آن نیستند.
در آخرین قسمت از کاورلتر، اطلاعات شخصی خود را به صورت زیر ذکر کنید:
[Your Name]
Corresponding Author
Institution Title
Institution/Affiliation Name
[Institution Address]
[Your e-mail address]
[Tel: (include relevant country/area code)]
[Fax: (include relevant country/area code)]
اگه کرسپاند مقاله یا همان نویسنده مسئول در دسترس نیست و ممکن است پاسخگو نباشد می توانید بعنوان اطلاعات تماس دوم، مورد زیر را نیز به اطلاعات بالا اضافه کنید:
Additional Contact [should the corresponding author not be available]
Institution Title
Institution/Affiliation Name
[Institution Address]
[Your e-mail address]
[Tel: (include relevant country/area code)]
[Fax: (include relevant country/area code)]
علاوه بر دستورالعملی که در ابتدای مطلب ذکر گردید، برخی از موارد دیگری نیز وجود دارند که رعایت کردن آن ها در جهت تنظیم یک کاورلتر با کیفیت، به شما کمک خواهد کرد:
لحن نوشتاری کاورلتر باید به صورت کاملا رسمی و اداری باشدو با این جملات شروع شود:I am writing to submit our manuscript entitled یا I, on behalf of all co-authors, am writing to submit our manuscript entitled
حتما در کاورلتر خود به اورجینال بودن و عدم سرقت علمی مقاله خود اشاره کنید.
در قسمت توضیح اهمیت تحقیقتان به ذکر عباراتی مثل “متناسب بودن موضوع مورد تحقیق با اهداف اصلی مجله و زمینه تخصصی آن” یا “داشتن نوآوری در زمینه تخصصی” نیز بپردازید.
می‌توانید چند داور پیشنهادی شامل نام، موسسه و تخصص ایشان برای حالتی که مقاله‌تان تحت داوری قرار می‌گیرد اعلام کنید. سه تا پنج پیشنهاد معمولاً کفایت می‌کند.
در انتها می‌توانید با استفاده از عبارات مودبانه‌ای مانند Sincerely به همراه نام کامل خودتان و مولفان دخیل دیگر در تحقیق، کاورلتر را به پایان ببرید.
بهتر است فونت را روی Arial یا Times New Roman ، اندازه 12 تنظیم کنید و فاصله بین خطوط و پاراگراف 1 باشد. توجه کنید هیچ یک از پاراگراف ها را bold نکنید و تمامی متن را justify کنید.
در آخر یکبار دیگر تمامی اطلاعات را چک و سپس ارسال کنید.
در قسمت توضیح اهمیت تحقیق خود، اغراق نکنید و میانه رو باشید و هرگز مقالات مشابه با مقاله خود را بیهوده جلوه ندهید.
از آوردن نام افرادی که ممکن است مقاله شما را تایید کنند بپرهیزید.
از حاشیه رفتن و دادن شاخ و برگ زیاد به کاورلتر بپرهیزید و به صورت استاندارد آن را در یک صفحه آورید.
سعی کنید از عبارات مخفف یا اصطلاحاتی که مختص قشر خاصی هستند استفاده نکنید
در قسمت اسم سردبیر، از کلماتی مانند "MS" یا "MRS" استفاده نکنید.
اگر جنسیت سردبیر را نمی دانید هرگز از کلماتی مانند "DEAR SIRS" استفاده نکنید.
هرگز از لحن های شوخی یا عامیانه در کاورلتر استفاده نکنید اگرچه لفاظی می‌تواند حال سردبیر را بهتر کند، اما نتیجه مثبتی برای شما نخواهد داشت.
در مورد شهرت نویسندگان ننویسید. مجله مقالاتی را بررسی می‌کند که در حوزه کاری آنان باشد. بنابراین بر روی محتوا و ارتباط آن با مجله بیشتر بپردازید.
از نوشتن داستان‌گونه مقاله خودداری کنید. محتوای یک مقاله علمی باید دقیق نوشته شود.
بعد از اینکه نگارش کاورلتر خود را به اتمام رساندید، نوبت به سابمیت کردن آن همراه با مقاله است. به طور کلی دو روش کلی برای سابمیت مقاله وجود دارد که در ذیل به آن ها اشاره می کنیم:
در این روش شما به وسیله آدرس ایمیلی که در سایت مجله ذکر شده است، فایل مقاله و اطلاعات لازم آن را به ایمیل سردبیر ارسال می‌کنید. کاورلتر خود را نیز به صورت فایل جداگانه متنی آپلود می‌کنید. معمولاً امروزه مجلات محدودی از روش ایمیل استفاده می‌کنند. به دلیل اینکه استفاده از این روش هم زمان بر است و هم اینکه نسبت به روش آنلاین دشواری هایی دارد؛ اما شما با توجه به نوع مجله انتخابی خود ناچار به تبعیت هستید.
در حال حاضر اکثر مجلات به وسیله سابمیت آنلاین، اقدام به دریافت مقالات می‌کنند به دلیل اینکه دسترسی به این روش راحت‌تر و امکان وجود خطا حداقل می‌شود. در این روش شما ابتدا به سایت مجله مراجعه می‌کنید و در قسمت سابمیت مقاله، اطلاعاتی که از شما خواسته می‌شود را تکمیل می‌کنید کاورلتر خود را نیز در جای مخصوص آن بارگذاری کنید. دقت کنید قبل از کلیلک روی گزینه سابمیت، چک کنید که کاورلتر با موفقیت بارگذاری شده باشد.
همان‌طور که می‌دانید برای نگارش مقاله زحمات زیادی کشیده می‌شود و زمان زیادی صرف آن می‌شود. بعد از ارسال مقاله نیز ممکن است چند ماه پژوهشگر چشم انتظار نتیجه آن باشد؛ بنابراین بهتر است تا حد ممکن سعی شود میزان خطا و اشتباهات موجود را به حداقل رساند تا نتیجه این همه تلاش و کوشش و زمان ضایع نشود؛ بنابراین اگر با نحوه انجام مراحل سابمیت مقاله و یا نگارش کاورلتر، آشنایی ندارید بهتر است آن را به دست متخصصان با تجربه ای که سال‌ها این کار را انجام می‌دهند بسپارید. موسسه انتشاراتی اشراق در زمینه تهیه و تنظیم کاورلتر و سابمیت آن در مجلات معتبر علمی در خدمت شماست.
برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه می توانید با کارشناسان موسسه انتشاراتی اشراق در ارتباط باشید.
کاورلتر را خیلی طولانی ننویسید. شما باید مختصراً به سر دبیر بگویید چرا مقاله تان برای چاپ در آن ژورنال مناسب است.
بله. برای اکثر مجلات نامه کاورلتر مورد نیاز می باشد. بهتر است در ابتدا قسمت راهنمای نویسندگان را مطالعه کنید.
تهیه کاورلتر در موسسه انتشاراتی اشراق برای تمامی زبان ها قابل انجام می باشد.
شما می توانید با کارشناسان موسسه انتشاراتی اشراق تماس بگیرید و با دریافت مشاوره، اطلاعات موردنیاز خود را کسب کنید.
اینستاگرام
تلگرام